บทที่15
บทที่ 15 การติดตั้งระบบและการทบทวนระบบงาน
1.การติดตั้งระบบ
การติดตั้งระบบเป็นขั้นตอนในระยะสุดท้ายของการพัฒนาระบบ ประกอบด้วยกิจกรรม 3 ด้านดังนี้
1.1 การดำเนินติดตั้งระบบตามแผนที่วางไว้
ให้ดำเนินการติดตั้งระบบใหม่ตามการวางแผนที่ได้นำเสนอไว้ตามรายละเอียดที่กล่าวไว้ในบทที่ 13 การติดตั้งนี้จะดำเนินการได้ที่หลังจากที่ได้ทดสอบระบบานและได้ดำเนินระบบคอมพิวเตอร์ ที่เรียบร้อยแล้วตามรายละเอียดในบทที่ 14 โดยจะต้องจัดหาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่างๆ
1.2 การสนับสนุนระบบ
เนื่องจากระบบงานที่พัฒนาขึ้นมาใหม่นี้ที่มีการทำงานที่แตกต่างจากการทำงานในระบบเดิม ต้องมีการเรียนรู้วิธีทำงานในระบบใหม่ จึงต้องมีการสนันสนุนช่วยเหลือผู้ใช้งานให้สามารถทำงานกับระบบใหม่ได้อย่างดีและความรู้สึกพึงพอใจต่อระะบบใหม่
1.2.1 จัดทำเอกสารระบบ
ให้จัดทำเอกสารสำหรับการศึกษาทำความเข้าใจกับระบบใหม่ ได้แก่
1.เอกสารประกอบการพัฒนาระบบ
เอกสารประกอบการพัฒนาระบบสำหรับผู้รับผิดชอบงานด้านสารสนเทศขององค์กร ได้แก่ เอกสารด้านการวิเคราะห์และออกแบบระบบในระยะการพัฒนาต่างๆที่ผ่านมา เอกสารแสดงโครงสร้างระะฐานข้อมูลและพจนานุกรมข้อมูล สำหรับการปรับปรุงแก้ไขระบบฝนอนาคต
2.เอกสารคู่มือการใช้งานระบบ
เอกสารคู่มือการใช้งาน ในการทบทวนในการเข้าใจ และอ้างอิงในการทำงานแบบระบบได้ อย่างดี คู่มือที่ต้องจัดการทำได้แก่
* คู่มือสำหรับการปฏิบัติการสำหรับดูแลรักษาระบบ
* คู่มือสำหรับการปฏิบัติการสำหรับผู้ใช้งานระบบทั่วไป
3.เอกสารประกอบการฝึกอบรม
ควนมีการจัดทำเอกสารสำหรับงานฝึกอบรมแยกออกมาต่างหาก เพราะการฝึกอบรมจะมีกิจกรรมที่แตกต่างจากการศึกษา ด้วยตัวเองผ่านคู่มือ เช่น การมีกรณีศึกษาอบรมจะมีกิจกรรมแตกต่างใช้งานระบบนั้นไม่ได้เฉพาะตอนเริ่มใช้
- การจัดฝึกอบรม
ในบทที่ 14 ได้กล่าวถึงการอบรมเมื่อนำระบบมาใช้ การฝึกอบรมนั้นเป็นการสนับสนุนอย่างหนึ่งที่จำเป็นต้องมีเพื่อให้ผู้ใช้ทำงานกับระบบใหม่อย่างราบรื่น
- การให้คำแนะนำขณะใช้งาน
การรับรองอบรมหรือการศึกษาจากคู่มือ มักเป็นการเรียนรู้การใช้งานในสภาพปกติ แต่ในการทำงานจริงจะมีลักษณะงานหรือพบปัญหาที่แตกต่างดังตัวอย่างที่กล่าวไว้ในหัวข้อที่ผ่านมา
1.3 บำรุงรักษา
การบำรุงรักษาระบบไม่ใช่เพียงแค่การรักษาสภาพเดิมให้คงทน แต่ความหมายจะรวมความไป ถึงแก้ไขข้อบกพร่องและการปรับปรุงความสามารถของระบบงานตามความต้องการที่จะเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ การบำรุงรักษายังเกี่ยวข้องกับการจัดสรร งบประมาณเพื่อการบำรุงรักษาด้วย ดังนั้นในกรณีที่เป้นการพัฒนาระบบโดยการว่าจ้างบุคคลนอก ขอบเขตการบำรุงรักษาจะขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้างด้วย แม้ว่าระบบใหม่จะถูกพัฒนาครบถ้วนตามข้อตกลงของข้อกำหนดสามารถใช้งานได้จริง และหลายครั้งผู้ใช้ระบบเองก็มีส่วนเป็นสาเหตุให้เกิดปัญหากับระบบ
1.3.1. ประเภทบำรุงรักษา 4 ลักษณะ
1.การแก้ไขข้อบกพร่อง
2.การดัดแปลง
3.การทำให้สมบูรณ์
4.การป้องกันปัญหา
1.3.2. ปัจจุยที่มีผลต่อค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบ
1.ความสามารถในการบำรุงรักษาของระบบ
ความสามารถในการบำรุงรักษาโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับความยากง่ายในการทำความเข้าใจการทำ
งานความยากง่ายในการแก้ไข ดัดแปลง ปรับปรุงโปรแกรม นั้นคือยิ่งยากเท่าไร ความสารมรถในการบำรุงก็ยิ่งต่ำ ที่ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาสูง
2.จำนวนข้อบกพร่องที่ค้นพบภายหลัง
ทุกระบบต่างมีข้อจำกัดและข้อบกพร่องอาจมาจากการกำหนดความต้องการที่ไม่ครบถ้วน หรืออาจมาสร้างโปรแกรมที่ทำงานได้ไม่ครบตามความต้องการ
3.จำนวนผู้ใช้งานระบบ
เมื่อระบบมีผู้ใช้งานมากขึ้นก็จะเพิ่มดอกาศโอกาสในการพบบกพร่อง หรือเกิดความต้องการให้ขยายระบบมีผู้ใช้งานมากขึ้นระบบเพื่อรับรองปริมาณการทำงานที่เพิ่มขึ้น
4.คุณภาพเอกสารประกอบการพัฒนา
คุณภาพเอกสารประกอบการพัฒนา ย่อมส่งผลต่อคุณภาพในการศึกษาทำความเข้าใจระบบงาน และก็จะต้องใช้เวลาและบุคคกรมากขึ้นในการศึกษาทำความเข้าใจกับระบบ
2.การทบทวน
ควรมีกำหนดให้มีการทบทวนในแต่ละขั้นตอนหลักของแต่ละกิจกรรมการพัฒนาระบบและแม้ได้ทบทวนระหว่างการพัฒนาระบบอย่างดีแล้ว เราควรมีการทบทวนระบบใหม่ถูกติดตั้งและมีการใช้งานอีกครั้งว่าแนวทางการพัฒนายังคงตรงกับข้อกำหนดการพัฒนาหรือไม่ เนื่องจากในภาคปฏิบัติแล้วเรามักพบข้อบกพร่องของระบบภายหลัง
เราอาจเกิดความคิดว่าทำไมเราต้องทบทวนระบบซ้ำอีก แต่จากหัวข้อที่ผ่านมาเราคงสังเกตว่าหลังจากการติดตั้งระบบแล้วยังต้องมีการบำรุงรักษาระบบโดยการแก้ไขปรับปรุงระบบด้วย ดังนั้นการทบทวนระบบจะช่วยให้เกิดความรอบคอบในการพัฒนาระบบมากขึ้นมีส่วนช่วยในการบำรุงรักษาระบบระยะยาว
2.1.การทวบทวนการพัฒนาสระบบงาน
สิ่งที่เราควรทบทวนระหว่างการพัฒนาระบบและหลังจากการพัฒนาระบบเสร็จแล้วได้แก่
1. ข้อกำหนดทางลักษณะจำเพราะของระบบ
2. การออกแบบทั้งเชิงตรรกะ
3. การเขียวโปรแกรม หรือการกำหนดค่าการทำงานให้กับซอฟต์แวร์
4. การทดสอบ ทบทวนขั้นตแนทดสอบและผลการทดสอบและผลการทดสอบนั้นมีการทำอย่างถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่
5.การจัดทำเอกสารประกอบการพัฒนาระบบ เช่น คู่มือการใช้งาน พจนานุกรมข้อมูลเอกสาร แสดงการบวนกระบวนการของระบบ โดยตรวจสอบว่าเอกสารที่มีคุณภาพหรือไม่
2.2.ประเมินผลและการปิดโครงการ
2.2.1.การประเมินผลการทำงาน
เมื่อติดตั้งระบบใหม่แล้วต้องมีการประเมินผลด้านต่างๆดังนี้
*ระบบว่าสามารถทำงานได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งานหรือไม่
*มีจุดบกพร่องอะไรที่ควรปรับปรุง
*ผู้ใช้งานมีความพึงพอใจหรือไม่อย่างไร หรือมีข้อคิดเห็นเสนอแนะอะไร
ทั้งนี้เพื่อเป้นข้อมูลในการบำรุงรักษาระบบ?และเป็นข้อมูลในการดำเนินการพัฒนาระบบอื่นๆต่อไปการประเมินนี้อาจทำโดยสัมภาษณ์ผู้ใช้งานโดยตรงหรือ ไม่ควรประเมินในช่วงเวลาที่เพิ่งเริ่มใช้งานในระบบใหม่ เพราะอาจจะยังไม่เห็นข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจมี
2.2.2. การส่งมอบงาน
นอกจากการประเมินผลการทำงานแล้ว เราควรมีการประมวลผลความพึงพอใจจากเจ้าของระบบงานหรือผู้ใช้งานระบบ เพื่อดำเนินการส่งมอบงานพัฒนาระบบอย่างเป้นทางการพัฒนาระบบ เช่น ผู้บริหาร ผู้ที่สนันสนุนด้านการเงินผู้รับผิดชอบ และทำความเข้าใจตกลงร่วมกันในการรับมอบระบบใหม่ เมื่อมีการรับมอบงานแล้วก็ถือว่าโครงการพัฒนาระบบและทำความตกลงสนันสนุน ใหม่ที่ติดตั้งขึ้นมาใช้งาน
2.3การทบทวนหลังการใช้งานระบบแล้ว
ตามที่ได้กล่าวมาแล้วว่า ในภาคปฏิบัติเรามักพบข้อผิดพลาดของระบบเมื่อมีการใช้งานไประยะหนึ่งดังนั้นนอกจากทบทวนระบบในระยะวางแผนโครงการตามกล่าวไว้ในบทที่3และการทบทวนระบบ ดังนั้นนอกจากการทบทวนและการพัฒนาระบบตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่ 13 แล้วเราควรมีการวางแผน ขณะการวิเคราะห์ระบบและการพัฒนาระบบแผน หากมีมองอีกแง่มุมหนึ่งแล้ว การทบทวนระบบหลังจากใช้งานเป้นส่วนน้อยลง แต่เจาะลึกในรายละเอียดมากขึ้น เพราะการทบทวนอาจจะทำให้พบข้อบกพร่องของระบบงานและนำมาซึ่งการปรับปรุงระบบให้สมบูรณ์ขึ้นนั้นเอง
สรุปท้ายบทที่ 15
การนำระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้นมาติดตั้งถือว่าเป็นการทำงานในระบบ ดังนั้นจะต้องมีการจัดทำเอกสารต่างๆสำหรับการใช้งานระบบด้วย เช่น เอกสารการพัฒนาระบบ เอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบ เอกสาร เพื่อให้ระบบด้วยเพื่อให้ระบบด้วยเพื่อให้ระบบทำงานได้สมบูรณ์ หรือพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อเก็บข้อมูลต่างๆมาพัฒนาปรับปรุงระบบต่อไป
1.การติดตั้งระบบ
การติดตั้งระบบเป็นขั้นตอนในระยะสุดท้ายของการพัฒนาระบบ ประกอบด้วยกิจกรรม 3 ด้านดังนี้
1.1 การดำเนินติดตั้งระบบตามแผนที่วางไว้
ให้ดำเนินการติดตั้งระบบใหม่ตามการวางแผนที่ได้นำเสนอไว้ตามรายละเอียดที่กล่าวไว้ในบทที่ 13 การติดตั้งนี้จะดำเนินการได้ที่หลังจากที่ได้ทดสอบระบบานและได้ดำเนินระบบคอมพิวเตอร์ ที่เรียบร้อยแล้วตามรายละเอียดในบทที่ 14 โดยจะต้องจัดหาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่างๆ
1.2 การสนับสนุนระบบ
เนื่องจากระบบงานที่พัฒนาขึ้นมาใหม่นี้ที่มีการทำงานที่แตกต่างจากการทำงานในระบบเดิม ต้องมีการเรียนรู้วิธีทำงานในระบบใหม่ จึงต้องมีการสนันสนุนช่วยเหลือผู้ใช้งานให้สามารถทำงานกับระบบใหม่ได้อย่างดีและความรู้สึกพึงพอใจต่อระะบบใหม่
1.2.1 จัดทำเอกสารระบบ
ให้จัดทำเอกสารสำหรับการศึกษาทำความเข้าใจกับระบบใหม่ ได้แก่
1.เอกสารประกอบการพัฒนาระบบ
เอกสารประกอบการพัฒนาระบบสำหรับผู้รับผิดชอบงานด้านสารสนเทศขององค์กร ได้แก่ เอกสารด้านการวิเคราะห์และออกแบบระบบในระยะการพัฒนาต่างๆที่ผ่านมา เอกสารแสดงโครงสร้างระะฐานข้อมูลและพจนานุกรมข้อมูล สำหรับการปรับปรุงแก้ไขระบบฝนอนาคต
2.เอกสารคู่มือการใช้งานระบบ
เอกสารคู่มือการใช้งาน ในการทบทวนในการเข้าใจ และอ้างอิงในการทำงานแบบระบบได้ อย่างดี คู่มือที่ต้องจัดการทำได้แก่
* คู่มือสำหรับการปฏิบัติการสำหรับดูแลรักษาระบบ
* คู่มือสำหรับการปฏิบัติการสำหรับผู้ใช้งานระบบทั่วไป
3.เอกสารประกอบการฝึกอบรม
ควนมีการจัดทำเอกสารสำหรับงานฝึกอบรมแยกออกมาต่างหาก เพราะการฝึกอบรมจะมีกิจกรรมที่แตกต่างจากการศึกษา ด้วยตัวเองผ่านคู่มือ เช่น การมีกรณีศึกษาอบรมจะมีกิจกรรมแตกต่างใช้งานระบบนั้นไม่ได้เฉพาะตอนเริ่มใช้
- การจัดฝึกอบรม
ในบทที่ 14 ได้กล่าวถึงการอบรมเมื่อนำระบบมาใช้ การฝึกอบรมนั้นเป็นการสนับสนุนอย่างหนึ่งที่จำเป็นต้องมีเพื่อให้ผู้ใช้ทำงานกับระบบใหม่อย่างราบรื่น
- การให้คำแนะนำขณะใช้งาน
การรับรองอบรมหรือการศึกษาจากคู่มือ มักเป็นการเรียนรู้การใช้งานในสภาพปกติ แต่ในการทำงานจริงจะมีลักษณะงานหรือพบปัญหาที่แตกต่างดังตัวอย่างที่กล่าวไว้ในหัวข้อที่ผ่านมา
1.3 บำรุงรักษา
การบำรุงรักษาระบบไม่ใช่เพียงแค่การรักษาสภาพเดิมให้คงทน แต่ความหมายจะรวมความไป ถึงแก้ไขข้อบกพร่องและการปรับปรุงความสามารถของระบบงานตามความต้องการที่จะเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ การบำรุงรักษายังเกี่ยวข้องกับการจัดสรร งบประมาณเพื่อการบำรุงรักษาด้วย ดังนั้นในกรณีที่เป้นการพัฒนาระบบโดยการว่าจ้างบุคคลนอก ขอบเขตการบำรุงรักษาจะขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้างด้วย แม้ว่าระบบใหม่จะถูกพัฒนาครบถ้วนตามข้อตกลงของข้อกำหนดสามารถใช้งานได้จริง และหลายครั้งผู้ใช้ระบบเองก็มีส่วนเป็นสาเหตุให้เกิดปัญหากับระบบ
1.3.1. ประเภทบำรุงรักษา 4 ลักษณะ
1.การแก้ไขข้อบกพร่อง
2.การดัดแปลง
3.การทำให้สมบูรณ์
4.การป้องกันปัญหา
1.3.2. ปัจจุยที่มีผลต่อค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบ
1.ความสามารถในการบำรุงรักษาของระบบ
ความสามารถในการบำรุงรักษาโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับความยากง่ายในการทำความเข้าใจการทำ
งานความยากง่ายในการแก้ไข ดัดแปลง ปรับปรุงโปรแกรม นั้นคือยิ่งยากเท่าไร ความสารมรถในการบำรุงก็ยิ่งต่ำ ที่ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาสูง
2.จำนวนข้อบกพร่องที่ค้นพบภายหลัง
ทุกระบบต่างมีข้อจำกัดและข้อบกพร่องอาจมาจากการกำหนดความต้องการที่ไม่ครบถ้วน หรืออาจมาสร้างโปรแกรมที่ทำงานได้ไม่ครบตามความต้องการ
3.จำนวนผู้ใช้งานระบบ
เมื่อระบบมีผู้ใช้งานมากขึ้นก็จะเพิ่มดอกาศโอกาสในการพบบกพร่อง หรือเกิดความต้องการให้ขยายระบบมีผู้ใช้งานมากขึ้นระบบเพื่อรับรองปริมาณการทำงานที่เพิ่มขึ้น
4.คุณภาพเอกสารประกอบการพัฒนา
คุณภาพเอกสารประกอบการพัฒนา ย่อมส่งผลต่อคุณภาพในการศึกษาทำความเข้าใจระบบงาน และก็จะต้องใช้เวลาและบุคคกรมากขึ้นในการศึกษาทำความเข้าใจกับระบบ
2.การทบทวน
ควรมีกำหนดให้มีการทบทวนในแต่ละขั้นตอนหลักของแต่ละกิจกรรมการพัฒนาระบบและแม้ได้ทบทวนระหว่างการพัฒนาระบบอย่างดีแล้ว เราควรมีการทบทวนระบบใหม่ถูกติดตั้งและมีการใช้งานอีกครั้งว่าแนวทางการพัฒนายังคงตรงกับข้อกำหนดการพัฒนาหรือไม่ เนื่องจากในภาคปฏิบัติแล้วเรามักพบข้อบกพร่องของระบบภายหลัง
เราอาจเกิดความคิดว่าทำไมเราต้องทบทวนระบบซ้ำอีก แต่จากหัวข้อที่ผ่านมาเราคงสังเกตว่าหลังจากการติดตั้งระบบแล้วยังต้องมีการบำรุงรักษาระบบโดยการแก้ไขปรับปรุงระบบด้วย ดังนั้นการทบทวนระบบจะช่วยให้เกิดความรอบคอบในการพัฒนาระบบมากขึ้นมีส่วนช่วยในการบำรุงรักษาระบบระยะยาว
2.1.การทวบทวนการพัฒนาสระบบงาน
สิ่งที่เราควรทบทวนระหว่างการพัฒนาระบบและหลังจากการพัฒนาระบบเสร็จแล้วได้แก่
1. ข้อกำหนดทางลักษณะจำเพราะของระบบ
2. การออกแบบทั้งเชิงตรรกะ
3. การเขียวโปรแกรม หรือการกำหนดค่าการทำงานให้กับซอฟต์แวร์
4. การทดสอบ ทบทวนขั้นตแนทดสอบและผลการทดสอบและผลการทดสอบนั้นมีการทำอย่างถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่
5.การจัดทำเอกสารประกอบการพัฒนาระบบ เช่น คู่มือการใช้งาน พจนานุกรมข้อมูลเอกสาร แสดงการบวนกระบวนการของระบบ โดยตรวจสอบว่าเอกสารที่มีคุณภาพหรือไม่
2.2.ประเมินผลและการปิดโครงการ
2.2.1.การประเมินผลการทำงาน
เมื่อติดตั้งระบบใหม่แล้วต้องมีการประเมินผลด้านต่างๆดังนี้
*ระบบว่าสามารถทำงานได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งานหรือไม่
*มีจุดบกพร่องอะไรที่ควรปรับปรุง
*ผู้ใช้งานมีความพึงพอใจหรือไม่อย่างไร หรือมีข้อคิดเห็นเสนอแนะอะไร
ทั้งนี้เพื่อเป้นข้อมูลในการบำรุงรักษาระบบ?และเป็นข้อมูลในการดำเนินการพัฒนาระบบอื่นๆต่อไปการประเมินนี้อาจทำโดยสัมภาษณ์ผู้ใช้งานโดยตรงหรือ ไม่ควรประเมินในช่วงเวลาที่เพิ่งเริ่มใช้งานในระบบใหม่ เพราะอาจจะยังไม่เห็นข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจมี
2.2.2. การส่งมอบงาน
นอกจากการประเมินผลการทำงานแล้ว เราควรมีการประมวลผลความพึงพอใจจากเจ้าของระบบงานหรือผู้ใช้งานระบบ เพื่อดำเนินการส่งมอบงานพัฒนาระบบอย่างเป้นทางการพัฒนาระบบ เช่น ผู้บริหาร ผู้ที่สนันสนุนด้านการเงินผู้รับผิดชอบ และทำความเข้าใจตกลงร่วมกันในการรับมอบระบบใหม่ เมื่อมีการรับมอบงานแล้วก็ถือว่าโครงการพัฒนาระบบและทำความตกลงสนันสนุน ใหม่ที่ติดตั้งขึ้นมาใช้งาน
2.3การทบทวนหลังการใช้งานระบบแล้ว
ตามที่ได้กล่าวมาแล้วว่า ในภาคปฏิบัติเรามักพบข้อผิดพลาดของระบบเมื่อมีการใช้งานไประยะหนึ่งดังนั้นนอกจากทบทวนระบบในระยะวางแผนโครงการตามกล่าวไว้ในบทที่3และการทบทวนระบบ ดังนั้นนอกจากการทบทวนและการพัฒนาระบบตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่ 13 แล้วเราควรมีการวางแผน ขณะการวิเคราะห์ระบบและการพัฒนาระบบแผน หากมีมองอีกแง่มุมหนึ่งแล้ว การทบทวนระบบหลังจากใช้งานเป้นส่วนน้อยลง แต่เจาะลึกในรายละเอียดมากขึ้น เพราะการทบทวนอาจจะทำให้พบข้อบกพร่องของระบบงานและนำมาซึ่งการปรับปรุงระบบให้สมบูรณ์ขึ้นนั้นเอง
สรุปท้ายบทที่ 15
การนำระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้นมาติดตั้งถือว่าเป็นการทำงานในระบบ ดังนั้นจะต้องมีการจัดทำเอกสารต่างๆสำหรับการใช้งานระบบด้วย เช่น เอกสารการพัฒนาระบบ เอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบ เอกสาร เพื่อให้ระบบด้วยเพื่อให้ระบบด้วยเพื่อให้ระบบทำงานได้สมบูรณ์ หรือพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อเก็บข้อมูลต่างๆมาพัฒนาปรับปรุงระบบต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น